Največja problematika s katero se srečamo pri organnizaciji dogodkov je financiranje oziroma pridobivanje finančne podpore z različnimi partnerstvi. Frustracija, ki prevladuje na tem področju je, da organizatorji enostavno sponzorjev ne dosežejo in pridobijo, ker temu podjetja ne namenjajo več toliko pozornosti in denarja kot včasih. V najbolj črnem scnariju to za organizatorja pomeni, da izvedba dogodka ne bo mogoča. Do tega morda prihaja, ker se model snovanja in realizacije dogodka ponavlja skozi desetletja, po drugi strani pa v igro promocije podjetij vstopajo novi načini poslovanja. Posledično velika podjetja niso več videla dodane vrednosti vlaganja v že obrabljen model oragnizacije dogodkov. Včasih je tudi težko priti do samega sponzorja, saj za njih delujejo PR in Marketing agencije, ki ne vidijo dodane vrednosti v dogodkih. Do večjega preskoka na področju organizacije, pa je prišlo z uvedbo in množično uporabo družbenih omrežij in Online Marketingom.
S pravim in zadostnim znanjem za uporabo le teh, lahko organizatorji pridemo do podatkov o ciljnih strankah, ki so veliko bolj natančni v primerjavi s tradicionalnim marketingom, obširni ter nenazadnje merljivi, kar posledično vodi v dobro poznanstvo stranke in omogoča boljše targetiranje. Vse specifike, ki nam jih tehnologija trenutno ponuja, je potrebno izkoristiti ter sponzorje z oprijemljivimi dejstvi prepričati, da nas podprejo. Željenim sponzorjem moramo dati razlog za sodelovanje in za njih ustvariti dodano vrednost. Številne zavrnitve, so po mojem mnenju, torej posledica uporabe zastarelih in ne-adaptiranih načinov poslovanja s strani organizatorjev dogodkov. Modele je potrebno izboljševati, inovirati in vedno slediti trendom na vseh sorodnih področjih. Po katerih načelih se ravnam, ko želim pridobiti določenega sponzorja, pa sledi v nadaljevanju.
Najpomembnejše je ustvarjanje dodane vrednosti. Svojim udeležencem dogodka in posledično sponzorjem omogočite prepoznavanje vrednosti in vsebine, ki jo ustvarjate. Svojim sponzorjem predstavite dosedanja dela s ponosom, predstavite pooblastila, ki jih imate in se pohvalite z drugačnostjo. Sponzorjem predstavite kaj je tisto, kar vas loči od ostalih in kaj je tisto, ki prinaša vrednost njim. Ponudite vzajemno pomoč in predlagajte način, ki bo na dogodku z vidika njihovega podjetja pustil pečat na udeležencih.
Za pridobitev sponzorjev se ne osredotočajte samo nase. Naj bo vaše poslovanje in oblikovana prošnja personalizirana. Potencialni sponzorji naj se zavedajo, da s podpiranjem dogodka pravzaprav investirajo v svoje podjetje in njihovo delovanje. Vaša ponudba naj ne bo tradicionalno zapisan list papirja z zahtevami, ampak naj bo predstavljena v obliki priložnosti in prednosti, ki jih imajo podjetja ob sodelovanju z vami. Na predstavitvi ponudbe sponzorstev naj bo logo izbranega podjetja večji od vašega. S takimi in podobnimi malenkostmi lahko pridobite željeno pozornost. Že s samim nagovornim mailom jim moramo dati občutek pomembnosti in spoštovanja. V večini primerov je največja težava organizatorjev ta, da sestavijo neko ponudbo in nato enako posredujejo številnim sponzorjem. V neki meri je vsekakor potrebno začrtati meje in je ponudba za vsakogar enaka, vendar bodite previdni na stopnjo personalizacije in fleksibilnost. Bodite odprti za njihove predloge in se ne omejujte preveč na zapisane točke. Vsem je v interesu ustvariti dober odnos, ki posledično lahko preide v partnerstvo. Fleksibilnost je pri oblikovanju ponudbe resnično pomembna. Naj bo na koncu jasno, kako jim s personaliziranim odnosom ponujate novo izkušnjo, pomoč in kako jim lahko pomaga tudi občinstvo prisotno na dogodku.
Poleg personaliziranega odnosa je potrebna tudi predstavitev zbranih natančnih dejstev o podjetju, strankah, udeležencih, itd. podprtimi z verodostojnimi viri oz. lastnimi izkazi, izračuni, analizami. Čeprav sta vaš uveljavljen logo in ime lahko velik ključ za odprtje nekaterih vrat, pa so pri pridobivanju sponzorjev pomembna predvsem oprijemljiva sredstva in KPI-ji. Poslovanje v pravem pomenu besede predstavljajo izmerjeni podatki, kot na primer število sledilcev, medijski vtisi, itd. in ne vaše ime ter logo podjetja. Pri tem vam je dandanes v veliko pomoč tehnologija s katero lahko pridemo do natančnih informacij. Glede na poslovanje, ki ga ima potencialno sponzorsko podjetje, s pridobljenimi verodostojnimi podatki najdite interesno skupnost in jo predstavite sponzorjem ter jim z nasvetom omogočite izboljšati targetiranje cilnjih strank in jim omogočite snovanje širše baze. Nikoli ne pozabite, da morajo biti sponzorji primerni in morajo sovpadati s tipom dogodka in občinstvom.
S pestrim portfoliom lahko prepričate sponzorje v investicijo, zato delajte drugače in edinstveno. V primeru, če na svoje dosedanje dogodke niste ponosni, se želite podati na novo pot ali enostavno obrniti list, lahko pomanjkljiv portfolio nadomestite s predstavitvijo sebe z drugega zornega kota. Lahko izberete zgolj drugačno, urejeno in zanimivo lokacijo za sestankovanje s potencialnim sponzorjem. Z manjšimi izzivi boste pokazali svojo iznajdljivost in estetskost, ki jo premorete. Sponzor se vas bo po tem zapomnil, četudi vašega portfolia sploh niste predstavili.
Če imate možnost, premislite o sponzorjih s katerimi ste že sodelovali. Zapišite si kontakte s katerimi ste bili zadovoljni ter ponudbo primerjajte z ostalimi ponudniki. Hkrati preglejte tudi druge, nove sponzorje in preučite dogodke, ki so jih že bili pripravljeni sponzorirati. Primerjajte svojo ponudbo sponzorjev s svojimi konkurenti, oziroma izvajajte Benchmarking ali primerjalna analiza, tam kjer je to mogoče. Najdite nove stvari na katere drugi morda sploh niso pomislili in ustvarjajte vrednost v nepredvidenih situacijah.
Ko že najdete glavnega in največjega sponzorja vašega dogodka, se ne fokusirajte le na tega. Seveda je ta sponsor vaša prioriteta, vendar ne pozabite tudi na tiste malo manjše. Gledano zgolj z vidika vašega podjetja, sami gradite in z različnimi sponzorstvi širite svoj portfolio. Vsem pridobljenim sponzorjem moramo nuditi dvostransko sodelovanje. Zavedati se morajo, kaj lahko za njih storimo mi, kakšne so prednosti v sodelovanju z nami in kako oni pomagajo nam. Svojo hvaležnost ob pridobitvi lahko izrazimo na številne načine. Edin izmed načinov, ki se jih poslužujem je, da jim na dogodku nudim sedež z VIP izkušnjo, ki jih ne pusti ravnodušne. Seveda pa na koncu sodelovanja ne pozabite tudi na ustno in pisno zahvalo ter poročilo o vseh izpolnjenih dogovorih s sponzorjem.
Naj na koncu vse skupaj povzamem in zaključim.
Pristop do vsakega sponzorja mora biti v večji meri personaliziran, zato ni enega recepta po katerem se lahko ravnamo in pričakujemo, da bomo uspeli ne glede na specifično situacijo. Vseeno pa imam pet nasvetov, ki vam bodo v pomoč, ne glede na to s kakšnim oziroma katerim sponzorjem želite sodelovati.
1. FILTRIRANJE SPONZORJEV
Na trgu je ogromno podjetij, ki so, ali niso pripravljeni sponzorirati dogodek. Sprva se osredotočite na tiste, ki so primerni glede vsebine in občinstva dogodka, ki ga prirejate. Kasneje preglejte dosedanje poslovanje podjetij in njihove izkušnje s sponzorsvti. S tovrstnim filtriranjem oblikujte ozek izbor sponzorjev, ki jih targetirate in ob neuspelih poizkusih krog razširite. Z ozkim krogom izbranih sponzorjev po navadi sodelovanje preraste v partnerstvo, ker so cilji in želja po dosegu le teh obojestranski.
2. »ELEVATOR PITCH« ali V MINUTI ZAJETO BISTVO
Oblikujte kratko, jedrnato in zanimivo predstavitev dogodka. V kratkem času predstavite kaj je tisto po čemer se razlikujete od ostalih in kaj je prednost za investitorja. Najbolj pomembna točka v tem delu je, da odgovorite na vprašanji »ZAKAJ?« in »KAKO?«. Za pridobitev pozornosti oblikujte predstavitev po korakih Golden Circle-a.
3. VZPOSTAVITEV KONTAKTA
Po izboru sponzorjev in oblikovanju Elevator Pitch-a, moramo do targetiranega sponzorja pristopiti. Pred tem naj bo dogodek že viden na spletnih straneh in družbenih omrežij. Dogodek naj bo viden in vizualno privlačen, da potencialni sponzorji lahko vsebino pregledajo in se odločijo za investicijo. Pristopite do njih na način, ki je vam najbolj domač in vam najbolj ustreza. Če imate možnost se predstavite osebno ali kar prek telefona in v nadaljevanju pošljite mail s podrobnimi informacijami. Če na teh področjih niste močni, pa se vseeno poslužujte pisnega pristopa, ki je prav tako lahko drugačen in zanimiv. Vsekakor pa ne pozabite, da morate biti v tem obdobju ves čas dosegljivi. Zamujen klic lahko pomeni zamujeno priložnost.
4. NASLEDNJI KORAK
Ko prebijete led in vzpostavite stik z vodilnim v podjetju, negujte odnos. Naslednji korak je, da sponzorju pošljete vnaprej oblikovano ponudbo oziroma prošnjo s predlaganimi okvirji različnih možnosti sponzorstev. Poleg pestre ponudbe predlogov, ne pozabite, da je potrebna fleksibilnost in personalizirana ponudba sodelovanja. Bodite odprti za predloge sponzorjev, s skupnim sodelovanjem pa izboljšajte dogodek.
5. ZAKLJUČEK
Ves čas negujte odnos in dialog, ki pa ne sme trajati v nedogled. Sami pri sebi določite datum do katerega želite imeti odgovor glede sponzorstva. Enkrat, ko jih podučimo o vseh specifikah, je čas, da povprašamo o njihovi pripravljenosti vlaganja v dogodek. Če je odgovor ne, poskušajte izvedeti, zakaj je temu tako in kaj bi morali spremeniti. Lahko se naučite nekaj novega in uporabnega.
Pri iskanju sponzorjev postavite v ospredje svoj enkratni dogodek, na prvo mesto postavite udeležence, saj dogodek ustvarjajo ljudje. Nič ne pomaga, če imamo sponzorje in super dogodek brez zadostnega števila udeležencev. Fokusirajte se na ustvarjanje dodane vrednosti. Z uporabo tehnologije se osredotočite na osnove in sponzorjem predstavite oprijemljiva dejstva.
