Družbena omrežja so najpomembnejša orodja, ki jih organizatorji dogodkov in tržniki uporabljamo za širitev informacij o dogodkih in srečanjih, komuniciranje z udeleženci, pridobivanje povratnih informacij in ustvarjanje celoletnega sodelovanja s ciljnim občinstvom. Z uporabo najboljše prakse lahko s pomočjo teh orodij odkrijemo svojo nišno skupino, pridobivamo nove udeležence, in vzdržujemo dogodke v mislih udeležencev po končanem dogajanju.
Število družbenih omrežij vsako leto raste, prav tako narašča število na novo ustvarjenih profilov in sledilcev na posameznih omrežjih. Vedno več je tudi podjetij, ki prepoznavajo dodano vrednost za posel, ki jo prisotnost na druženih omrežjih nudi, vendar pa je vseeno kar 58 % takih, ki potenciala ne znajo izkoristiti in socialno omrežje vidijo le kot platformo za oglaševanje (EventMB, 2018). Kamorkoli se obrnemo, na vsakem koraku nas spremljajo oglasi in targetiranje potrošnikov za nakup proizvodov, storitev ter izkušenj. Zaradi prezasičenosti ponudnikov rešitev za vse naše težave, morate svoj pristop na socialnih omrežjih personalizirati. Bodite venomer prisotni in si ne bojte biti drugačni. Kako vse se lahko poslužujete družbenih omrežjih za svoj obstoj ali uspešno organiziran dogodek, pa v nadaljevanju.
Najprej je treba opozoriti, da vloga socialnih medijev presega dlje, kot je promocija dogodka in če je to vse, kar počnete, morate zadevo pobližje spoznati. Naj bo medij most med vašim podjetjem in občinstvom. Dovolite, da preko omrežij udeleženci z vami sooblikujejo dogodek. Prosite občinstvo naj predhodno glasujejo o izbiri gostov, naj se odločijo o stvareh med katerimi ste sami razdvojeni. Ponudite jim možnost izražanja lastnega mnenja in skupaj naredite dogodek, ki se bo udeležencem zaradi njihove vpletenosti zdel še bolj poseben in s tem povečate njihovo naklonjenost do dogodka.
Na dogodkih si poleg čim večje udeležbe želimo kar se da aktivno občinstvo. Da ljudi obvestimo o prihajajočem dogodku, delimo dogodek na svoji poslovni strani. Za to lahko prek družbenih omrežij poskrbimo že vnaprej, tako da zasnujemo »hashtag«, ki nam omogoča zbiranje vseh objav na temo našega dogodka združenih z eno samo besedo. Po izbiri »hashtaga« moramo vnaprej graditi tudi na promociji dogodka. Z objavo promocijskih videev, spodbujanje udeležencev z različnimi igrami in sodelovanjem – da delijo objave s svojimi prijatelji in s tem povečujejo doseg potencialnega občinstva, spodbujamo potrditev udeležencev preko Facebook dogodka, itd.. Na poslovnem profilu delimo informacije o predvidenem poteku dogodka, o udeležencih, predavateljih in nagradah. Vključujmo tudi objave z informacijami v zakulisju, kako dogodek napreduje in s kakšnimi težavami se srečujemo. Predstavite tudi osebno noto in se tako svojemu občinstvu približajte.
Uporaba družbenih omrežij nam je v veliko korist tudi na dan dogodka. Izboljša izkušnje udeležencev in zagotovi, da vaš dogodek doseže širšo, globalno občinstvo. Nekateri preprosti načini so lahko spodbujanje uporabe vnaprej zasnovanega »hashtaga«, »live streaming« ali prenos v živo, potrditev na dogodku, zagotavljanje nagrad za tiste najbolj aktivne udeležence, itd.. Vse več udeležencev se z vprašanji o skrbi za stranke ali o samem poteku dogodka obračajo na družbene medije. Izpostavljanje v živo na dogodkih za nekoga morda predstavlja zadrego in se ne želi izpostavljati ter stopati iz cone udobja. Spremljanje »live streaminga« s strani moderatorja in odgovarjanje na vprašanja, ki jih v komentarjih v realnem času zapisujejo udeleženci, je lahko ena izmed rešitev, ki jo ponujamo za izogib neprijetnim situacijam.
Po samem dogodku so rast in ohranjanje odnosov ter spodbuditev obojestranskega komuniciranja prav tako izjemno pomembni. Nenazadnje, ne pozabite, da so socialna omrežja dragocen vir povratnih informacij. S spremljanjem komentarjev in končno analizo pogovora pred, med in po dogodku lahko ugotovite kaj je bilo med občinstvom priljubljeno in kaj bi bilo mogoče izboljšati. Na primer kaj so udeleženci povedali o kraju ali gostinskih storitvah? So bili gosti na dogodku zadovoljivi? Kaj je bilo na dogodku najbolj drzno, kaj je ustvarjalo največji buzz?
Ne glede na odvisnost samega dogodka, pa moramo biti na socialnih omrežjih vedno prisotni. Na svojem poslovnem profilu se trudimo, da objavljamo dnevno. Naj imajo objave osebno noto, vendar naj bo skozi njih vidna naša profesionalnost in naj bodo oblikovane s primerno temo za naš posel. Z objavami svoje občinstvo poskušamo poučiti ali pa jih spodbujati za nadaljnjo delovanje. Skratka, z objavami doprinesemo vrednost našemu občinstvu. Nujna je tudi hitra odzivnost na komentarje, deljenje in všečkanje vsebin s strani občinstva. Potrudimo se, da na komentarje odgovorimo v 12 urah in ne dovolimo, da komentarji zastarajo. Spoštujte vsako zapisano mnenje in vsakega, ki si je za brskanje po vašem profilu vzel čas. Vsako mnenje šteje. Čeprav si nihče ne želi negativnih komentarjev, jih ne brišite. Negativne kritike obrnite v svoj prid in jih vzemite kot nasvet pri organiziranju nadaljnjih dogodkov.
Ker je vsakodnevno oblikovanje objav zamudno, vam svetujem, da si vsak dan v tednu uredite objave za prihodnji teden. Sami uporabljamo aplikacijo Preview App, s katero natančno načrtujete postavitev in vsebino prihodnjih objav na vašem Instagram profilu. O vseh aplikacijah, ki nam rešujejo poslovno življenje pa si preberite v blogu: Katera orodja za delo uporabljam?.
Ob sledenju zgoraj zapisanih nasvetov prek družbenih omrežij boste organiziranemu dogodku dali moč in bo spodbudili širše občinstvo k udeležbi. Ne vidimo razloga, zakaj se kot organizatorji dogodkov ne bi osredotočali in še več časa namenili oblikovanju poslovnih profilov na družbenih omrežij, ki vam po našem mnenju, prinašajo veliko dobrega.
