Dejstvo je, da je poklic “organizator dogodka” eden izmed najbolj stresnih ta trenutek. Ob besedici stresno se takoj naježimo in se nikakor ne želimo postaviti ali biti postavljeni v tako situacijo, kaj šele da bi si poklic zavestno izbrali. Vendar pa je interpretacija številk in dejstev tukaj izjemno pomembna. V vseh dosedanjih izkušnjah še nisem spoznala organizatorja dogodka, ki dogodkov ne bi organiziral s strastjo in zagnanostjo. Vsak predstavlja izkušenega posameznika, ki obožuje svoje delo. Seveda smo vsi organizatorji zaposleni in premagujemo izzive na vsakodnevni ravni, včasih smo jezni in občutimo zunanji pritisk, ampak si bom dovolila trditi v imenu vseh nas, da svojega dela ne bi zamenjali za nič na svetu. Ne glede na to, kaj za vas beseda uspešen pomeni, pa bom v nadaljevanju predstavila katere so po mojem mnenju tiste lastnosti, ki nas naredijo uspešne organizatorje dogodkov.
Prva lastnost, ki jo cenim in se je poslužujem v največji možni meri je fleksibilnost. Verjetno nam je že vsem jasno, da v večini primerov ob organizaciji dogodka ne gre vse po načrtih. Vedno bo šlo nekaj narobe, pomembno pa je, kako se situaciji prilagodimo in se z njo spopademo. V večini primerov je tako, da se nam nekaj zalomi, ko imamo najmanj časa, zato o situaciji sploh nimamo časa premišljevati ampak so takrat pomembna le dejanja in hitra odzivnost. Dober organizator dogodka je tisti, ki se zna prilagoditi nepredvidljivim dogodkom.
Druga lastnost, ki je pravzaprav povezana s prvo in jo bom poimenovala odpornost. Povezana s fleksibnostjo in prilagoditvijo situacijam, je odpornost tista zaradi katere se ne zlomimo ob težkih trenutkih. Z dogodkom ali z načrtovanjem le tega se ne smemo ustaviti, nadaljevati moramo ne glede na vse. Cilj in želja sta gonilna sila, cilj pa dosežemo s skupkom talenta in trdoživosti.
Nasvet oziroma lastnost uspešnega organizatorja dogodkov je tudi sposobnost vizualizacije dogodka. Potek dogodka si moramo predstavljati od začetka do konca in vse korake vmes. Že tako je realizacija dogodka dovolj stresna, ko imamo dogodek vnaprej načrtovan, kaj bi šele bilo, če ne bi razmislili o potrebnih korakih in ne bi imeli zemljevida po katerem se ravnamo. Iz lastnih izkušenj vem, nastala bi brez glava polomija.
Četrta stvar na katero je dobro opozoriti in se je moramo zavedati je, da moramo vedno misliti na malenkosti. Morda udeleženci dogodka sploh ne bodo opazili, da je neka malenkost urejena, da je pripravljena dodatna stvar, toda resnično šteje. Večkrat pa sem doživela, da so prav malenkosti tiste katerim udeleženci dogodka posvetijo največ pozornosti.
Sledenje trendov in uvajanje inovacij na dogodku je dandanes ključno, ne glede na področje v katero inovacijo uvajamo. Organizator pa mora biti sposoben to prilagoditi in vplesti v posamezen dogodek in to približati svojemu občinstvu. Pred, med in po samem dogodku ljudi brez težav dosežemo s pomočjo social-a. Ponuja eno izmed možnosti, ki so dandanes izjemno uporabne in jih moramo pravilno izkoristili. Z različnimi aplikacijami, socialnimi omrežji, real-time Life Streamimngi in možnostmi, ki nam jih ponujajo, množično vplivamo na ljudi, ki niso prisotni na dogodku, hkrati pa tiste, ki so z nami, navežemo na sam dogodek in se z njimi še bolj povežemo. Poleg socialnih omrežij, ki omogočajo interakcijo na daljavo s široko javnostjo, pa je potrebno delovati tudi na področju digitalizacije. Vsem nam je jasno, da je dandanes za dober dogodek potrebna vpletenost tehnologije, ki se spreminja s svetlobno hitrostjo. Digitalizacija je zame izjemnega pomena in si z njeno uporabo prihranim ogromno časa. Olajšuje delo nevideno očem, ki pa je nujno potrebno za uspešno ter brezhibno delovanje. Proces nakupa kart, grajenje baze podatkov, nemoteno delovanje spletne strani, doseg udeležencev in možnost zbiranja informacij o udeležencih ter tudi neudeležencih, je trenutno možno doseči z digitalizacijo, ki ti prav tako nudi vpogled v dejansko povpraševanje in daje možnost izboljšanja na določenih področjih. Poleg olajševanja dela in prihranitve časa, pa proces omogoča tudi lažjo uporabo in večjo zadovoljstvo udeležencev. QR kode, ki jih uporabljam za pregled kart na dogodkih so izjemno uporabne, implementacijo tega procesa priporočam vsem organizatorjem dogodka.
Najtežje naučena pa je zadnja lastnost, ki obsega skupek prej naštetih lastnosti oziroma sposobnosti. Organizatorji dogodkov morajo biti vsestranski. Potrebna so različna znanja, potrebna je komunikativnost in odprtost za različne tipe pogovorov. Na dogodkih srečamo različne ljudi in z vsemi moramo najti skupno točko pogovora, znati moramo komunicirati s širnim občinstvom. To je tisto kar je dejansko videno na samem dogodku. Pred izvedbo in organizacijo pa se moramo poleg splošnih informacij in vsebin prav dobro spoznati še na ostala področja. V večini primerov dogodek organiziramo sami, brez stranske pomoči zunanjih izvajalcev. Zato moramo sami poskrbeti za nemoteno in dobičkonosno poslovanje ter osvojiti znanje na področjih, ki jih navadno ne povezujemo s poklicom organizatorja dogodkov. Poleg marketinga, ki je tesno povezan z organiziranjem in je del trženjskega spleta, moramo osvojiti znanje računovodstva, imeti znanje o pravnih osnovah in biti vešči ter samozavestni, ko pride do pogajanj. V vsaki branži posebej pa ne smemo pozabiti na sledenje trendov. Kaj se spreminja v določenih strokah, kaj je trenutno aktualno. V ozadju se stvari nenehno spreminjajo, naša naloga pa je to znanje ohranjati in nadgrajevati. Prevečkrat se omejujemo le na dejanski dogodek in njegovo izvedbo, medtem ko se je potrebno zavedati vseh izzivov s katerimi se srečamo že pred dogodkom in tudi po njem.
Ne dovolimo, da dogodek kontrolira nas, mi smo tisti, ki kontroliramo dogodek.
Navsezdanje, moramo biti motivirani, da vplivamo na mnenje in pogled udeležencev in s svojim dogodkom spremenimo svet.