Ob zasnovani ideji kako naj bi dogodek potekal, je predvidena lokacija ključna za realizacijo te ideje. Sprva je potrebno najti prostor, ki nam je všeč, je primeren za določeno zvrst dogodka, za ciljne stranke ter udeležence, ima prijetno atmosfero, ima ustrezen dostop,.. Čeprav morda mislimo, da smo že našli popolno lokacijo, pa se po navadi zalomi med dogovorjanjem; morda datum rezervacije ni na voljo, ponudnik prostora nima enakih interesov kot mi in tako naprej.
Ker je prostor izstopajoči in viden del dogodka, je še toliko bolj pomembno, da je izbira pravilna. Lokacijo vedno iščem vrsti dogodka primerno in z izbiro želim sama sebi ter drugim dokazati in hkrati premagati izziv, da še na tako neobičajnih lokacijah lahko izvedem morda popolnoma vsakdanji dogodek, ali obratno. Kadar se ljudje udeležijo dobro organiziranega dogodka, posredno ustvarjamo win-win situacijo med ponudnikom lokacij in organizatorjem, ker z dogodkom ponudnikom omogočamo promocijo in možnost nadaljnjega poslovanja z novimi strankami.
Tako kot verjetno večina izmed vas, tudi sama začnem z iskanjem lokacij na internetu, kjer pa velikokrat pride do t.i. “crash-a” in razočaranja med organizatorji dogodkov in ponudniki prostora. Ponudniki velikokrat objavljajo prirejene fotografije, napihujejo dejstva, kot na primer velikost dvorane, kakšna je kapaciteta, kakšen je dostop, oddaljenost od centra ali druge pomembnejše lokacije. Iskanje prek interneta se zato lahko velikokrat izkaže kot nekoristno. Prav zaradi tveganj, ki jih imamo pri odkrivanju novih lokacij in ponudnikov, po navadi vztrajamo pri starem in že preizkušenem. Tudi sama sem nekajkrat to prakticirala, ker se mi je zdela dodatna obremenitev nepotrebna, pa vendar temu ni tako. Vsakič, ko udeležencu predstavimo nekaj novega, dokažemo, da nam zanj ali zanjo ni vseeno in dodamo vrednost našemu dogodku.
Torej, velikokrat pride do “crash-a” med ponudniki in organizatorji, da bi se temu izognili ter postavili temelje za boljše poslovanje z obeh strani, pa imam za vas nekaj nasvetov. Dober medsebojni odnos med organizatorjem dogodkov in ponudnikom lokacij je eden izmed ključnih.
Ponudniki lokacij morajo imeti na svojem spletnem profilu realne in kredibilne informacije glede najema in izgleda ponudbe prostorov. Nihče si ne želi zapravljati časa za prostore, ki se izkažejo za drugačne in nezmožne sprejema določene kapacitete ljudi. Natolcevanje o kapaciteti dvorane ni smiselno, saj morda nekdo izmed organizatorjev pavzaprav potrebuje manjši prostor, pa se mu je vaš zdel prevelik in vas zato ni kontaktiral. Pa tudi, ne pozabimo na moč WOM-a (word of mouth ali trženje od ust do ust), ki lahko močno vpliva na vas in vaše poslovanje.
Organizatorji prevečkrat delamo napako, da se za stvari odločamo prepozno in ob nepopolnih situacijah postanemo panični. Torej, organizatorji se moramo z iskanjem lokacije spoprijeti prej in urediti sestanke z različnimi ponudniki predhodno in ne en dan pred dogodkom.
Velikokrat smo organizatorji dogodkov med uresničevanjem ideje tudi zelo prilagodljivi, zato je dogodek lahko hitro prestavljen na drug datum, ker prvotni dan našim gostom oziroma predavateljem ni ustrezal. To pa v večini primerov izzove zmedo in konflikt med nami in ponudniki lokacij. V tem primeru si lahko obojestransko pomagamo tako, da nam že na samem začetku ponudniki pošljejo dokument s prostimi termini, cenami in ponudbo vseh prostorov, ki jih imajo.
Po opravljenem dogodku oziroma glede na dogovor, ki ga imate, pa ne pozabite na poravnavo vseh računov. Že ko ste začeli z izvedbo dogodka, ste tako ali tako vedeli, da bodo ob tem nastajali stroški. Vsem organizatorjem polagam na srce, da so najboljša rešitev za ohranjanje in grajenje medsebojnih odnosov poravnani računi. Take in podobne obveznosti uredite v najkrajšem možnem času. Tako kot organizatorji, pa se morajo tudi ponudniki lokacij zavedati pomembnosti čistih računov, poštenih cen in zagotavljanja obljubljenih storitev. Ob zaključku dogodka je izjemno pomembna takojšnja predaja specifikacije porabljenega materiala in račun za ponudnikove storitve. Ne čez dva dni, tri dni, ali čez en teden, natančen račun z vsemi specifikacijami naj bo izdan takoj.
Poleg tega se mi zdi pomembno, da organizatorji posredujemo scenarij ter natančna navodila o poteku in pričakovanjih dogodka. S strani ponudnikov lokacij morajo biti informacije posredovane vsem zaposlenim v njihovem podjetju, od direktorja, kuharja, čistilke, receptorja, marketinškega vodje, itd. Dobra in obveščena ekipa je ključna za uspešno izpeljan dogodek. Tudi če je lokacija popolna. ne bomo dosegli željenega, če ekipa ne bo delovala vzajemno in podpirala naše ideje.
Izjemno zadovoljna sem z ekipo Austria Trend hotela . Imensko bi izpostavila Sanelo Mulalič in Sanjo Tešanovič, ki sta mi od začetka organizacije do konca izpeljanega dogodka v hotelu stali ob strani in pri vsem pomagali. Njihova ekipa je delovala celostno in na koncu nobenega od udeležencev pustili ravnodušnega. Prav tako moram izpostaviti Mojco in Milana ter čudovito celostno lokacijo Kmetije Ježek, ki vedno poskrbi za drugačno in pristno dogajanje.
Kot sem omenila že v prejšnjih blogih, ne osredotočajte se le na potek dogodka, ampak se posvetite vsem tako predvidenim kot nepredvidenim stuacijam, ki se zgodijo pred in po organiziranem dogodku. Zavedajte se prednosti in izzivov, ki jih organiziranje dogodkov prinaša.